Sekrety Dobrej Organizacji

Sekrety Dobrej Organizacji

17.3.16 Komentarze 0

Od dawna zachwyca mnie opis dzielnej kobiety z 31 rozdziału księgi Przypowieści Salomona. Opisana tam osoba jest pracowita, zaradna, podejmuje ważne decyzje, nie boi się wyrażać własnego zdania, zarabia, ma podwładnych – czyli jest szefową, jest osobą szanowaną, a przy tym pełną wdzięku, dostojności i jestem pewna, że jest szczęśliwą matką i żoną. 

Czytając taki opis można wpaść w kompleksy. Zastanawiałam się, czy w ogóle jest możliwe, żeby chociaż zbliżyć się do takiego ideału. Jeśli tak, to w czym tkwi tajemnica tej kobiety? Po prostu: Jak ona to robi??? Jestem pewna, że opis ten jest nam dany, drogie Panie, nie dlatego, żebyśmy zaczęły mieć problem z poczuciem wartości albo wpadły w pracoholizm, lub zniechęcenie. Każde słowo zapisane w Biblii ma spełnić konkretny cel: „Całe pismo przez Boga jest natchnione i pożyteczne do nauki, do wykrywania błędów, do poprawy, do wychowywania sprawiedliwości” (2 Tym 3,16). Tak więc -czego możemy się nauczyć? Jaka lekcja wynika dla nas?

    Badając kolejno słowo po słowie, werset po wersecie, dotarłam do wersetu 27: „Czuwa nad biegiem spraw domowych…” Nagle wszystko zaczęło się układać: tak, ta kobieta doskonale wiedziała, czym jest organizacja czasu!



Dzisiejsze czasy są bardzo dziwne – mamy dużo ulepszeń, pomocy ze strony techniki, a wydaje się, że mamy mniej czasu, niż nasze mamy i babcie jeszcze 20, czy 30 lat temu, kiedy dostęp do urządzeń typu „oszczędzających twój cenny czas” był tylko marzeniem. 
Żyjemy w wielkim pędzie, stresie, często odczuwamy presję, zmęczenie, jesteśmy przytłoczone ilością pracy, która jest do zrobienia. Prawda jest taka, że każda z nas ma 24 godziny dane przez Stwórcę i to, w jaki sposób je zagospodarujemy i na co je przeznaczymy zależy tylko od nas. Jeśli nauczymy się dobrze zarządzać czasem, zasmakujemy wolności. Wymaga to jednak pewnej samokontroli i nauczenia się kilku zasad.

Nie ma jednej recepty na zarządzanie czasem, jest to sprawa indywidualna – każdemu coś innego służy zależnie od temperamentu, dominującej półkuli mózgowej, rodzaju pracy, czy nawet wieku. Są jednak pewne wytyczne, które w większości przypadków się sprawdzają.

1. Co masz zrobić – zrób od razu
Jeśli wiesz, że coś zajmie ci tylko kilka minut – zrób to od razu. Otrzymałeś rachunek – włącz komputer i zrób przelew, oderwał się guzik – przyszyj, dostałaś maila – odpowiedz na niego od razu, przełożyłaś mięso mielone na półmisek – umyj patelnie póki gorąca (dużo łatwiej się myje). Mamy nawyk odkładania czegoś na później, jednak często „później” zmienia się to na „nigdy”. Najchętniej odkładamy na później zadania trudne i te, których nie lubimy. W wykorzenieniu tego nawyku może pomóc myśl, że jest to po prostu nieefektywne (np.: odpisując na maila, którego wcześniej otrzymałaś, musisz go przecież ponownie przeczytać).

2. Planuj rzeczy do zrobienia
Jeśli czegoś nie możesz wykonać od razu- określ, kiedy to zrobisz. Listy spraw do załatwienia to naprawdę dobry pomysł. Spisz to, co masz do zrobienia. Bardzo dobrze sprawdzają się kalendarze i terminarze. Osoby bliżej zaprzyjaźnione z technologią mogą korzystać z komputerów lub ustawić przypomnienie w telefonie.
Bardzo ważne przy robieniu list jest umieszczenie w niej spraw możliwych do wykonania oraz ustalenie czasu, w jakim zostaną wykonane. Ważne jest też, żeby na liście nie było zbyt dużo wypisanych zadań.
Kiedy czekają nas ważne wydarzenia – warto z wyprzedzeniem zaplanować najważniejsze rzeczy, aby się nie okazało, że np. w ostatni świąteczny tydzień trzeba zrobić wszystko, co uważamy za konieczne – od wysłania kartek
z życzeniami (kolejki na Poczcie są ogromne), po mycie okien, wielkie sprzątanie, kupienie prezentów i robienie pierniczków. Niektóre rzeczy można zrobić wcześniej – zaoszczędzi nam to mnóstwo czasu i stresów, a czas świąt będzie dla nas odpoczynkiem w znaczeniu zarówno duchowym, jak
i cielesnym. W przeciwnym wypadku organizm po takiej dawce stresu może zareagować chorobą.

3. Trzymanie się terminów
Kiedy ustalisz terminy wykonania planu – trzymaj się ich. Warto jednak pamiętać o zostawieniu sobie marginesu czasu – np. 15 minut do każdego zadania. Będziesz miała wystarczająca ilość czasu, gdy wyskoczą nieprzewidziane sytuacje, jeśli zaś z jakimś zadaniem uporasz się wcześniej – będziesz miała czas na chwile odpoczynku – zrelaksuj się wtedy, zamknij oczy, oddychaj głęboko – będziesz mogła się przygotować do wykonania następnego zadania.

4. Rezygnacja z wielozadaniowości
Może nam się wydawać, że robienie kilku rzeczy naraz jest oszczędzaniem czasu, jest to jednak myślenie błędne. Nasz umysł pracuje dużo szybciej
i wydajniej, kiedy jest skupiony tylko na jednej rzeczy. Możemy spróbować przeprowadzić mały eksperyment - jeśli wymienimy wszystkie litery alfabetu, a później zaczniemy liczyć od 1 do 25 zajmie nam to dużo mniej czasu, niż, jeśli chcielibyśmy robić te dwie rzeczy naprzemiennie (A1B2C3 itd.).
Słyszałam kiedyś historię o człowieku, który był na początku swojej drogi biznesowej. Zapytał innego, doświadczonego biznesmena o jedną wskazówkę, której powinien się trzymać, aby odnieść sukces. Tamten przekazał mu to, co uważał za najważniejsze: „Nie zaczynaj drugiej sprawy, póki nie skończysz tej, nad którą właśnie pracujesz”.
Dbaj o koncentrację uwagi, a będziesz miała więcej czasu.

5. Delegowanie obowiązków
Jeśli jakieś zadanie może wykonać inna osoba, może bardziej kompetentna, niech ją wykona. Delegowanie obowiązków jest ważną umiejętnością, czasami kobietom trudno się dzielić zadaniami do wykonania, gdyż „kto tak dobrze zrobi, jak ja?”. Taka postawa może wynikać z tego, że potrzebujesz kontrolować rzeczywistość i trudno jest ci oddać władzę. Tak naprawdę wewnątrz możesz odczuwać mnóstwo niepokoju, jednak tłumienie go sprawia tylko, że nie jesteś skuteczna, za to czujesz się przepracowana i wypalona. W Biblii znajdziemy dużo przykładów ludzi, którzy przekazali pewne obowiązki innym po to, aby być bardziej efektywnym w tym, do czego ich Bóg powołał – chociażby Mojżesz, który rozstrzygał sprawy sporne w Izraelu, czy Apostołowie, którzy powołali diakonów. Delegowanie wcale nie jest oznaką słabości, raczej życiowej mądrości i tego, że ufasz innym.

6. Odpoczynek
Być może na pierwszy rzut oka odpoczynek nie do końca pasuje wśród wskazówek dobrej organizacji czasem, jednak jest on niezwykle istotny. Pierwszą rzeczą, którą Stwórca ustanowił po stworzeniu Ziemi był odpoczynek. Praca oraz dobra koncentracja uwagi wymaga odpowiedniej ilości odpoczynku. Naucz się robić sobie przerwy w pracy. Tak ustal harmonogram, aby relaks znalazł tam swoje ważne miejsce. Zaplanuj czas na hobby, spacer, nicnierobienie. Jeśli tego zaniedbasz – nie tylko będziesz mniej wydajna i efektywna, ale także doprowadzisz się do stanu wypalenia z powodu stresu.
Równie ważne jak dłuższy odpoczynek są krótkie przerwy pomiędzy zadaniami. Badania wykazały, że najefektywniejszy jest rytm –około godziny pracy – 7-10 minut odpoczynku.

7. Nagradzanie się
Każdy Twój sukces w organizacji czasu potrzebuje nagrody. Ciesz się z tego, że jakiś niedobry nawyk zmieniłaś w inny, lepszy. Nagradzanie się to najlepsza motywacja, żeby jeszcze skuteczniej panować nad czasem, który Bóg dla nas tu przeznaczył.

8. Uważaj na pożeraczy czasu:
Telewizja – myślę, że większość z nas się zgodzi z tym, że telewizja jest niesamowitym złodziejem czasu. Oglądając programy czasem wydaje się jakby ciągi reklam były przerywane filmem, a nie odwrotnie. Nie tylko reklamy są tutaj groźne. Łatwo można dać się wciągnąć w oglądanie różnych programów i skakanie po kanałach. Czasem trzeba wręcz heroicznego wysiłku, żeby wstać i wyłączyć telewizor.
Obijanie się – to jest taki stan, w którym nie robisz nic konstruktywnego, ale też nie odpoczywasz. Do tej kategorii możemy zaliczyć bezmyślne przeglądanie stron internetowych, przełączanie kanałów telewizyjnych, przekładanie papierów. Często obijanie się jest przejawem odwlekania, odkładania ważnych spraw na później. W takich momentach warto zadać sobie pytanie: „czego unikam?” – możemy wtedy skoncentrować się na tej czynności albo na świadomym odpoczynku.
Niezorganizowanie – dotyczy to zarówno braku organizacji w życiu, jak i otoczeniu. Działając bez planu tracisz czas na wielokrotne wykonywanie tych samych czynności i ciągłe bieganie w kółko. Żyjąc w bałaganie marnujesz czas na poszukiwanie kluczy, portfela, zagubionych dokumentów.
Plotkowanie – kiedy wdajesz się w dyskusję o innej osobie, o polityce i politykach – takie rozmowy bardzo szybko przeradzają się w plotkowanie, które nikomu nie służy i szkoda na nie czasu i energii.
Brak asertywności – najogólniej mówiąc asertywność jest to umiejętność mówienia „nie” bez poczucia winy w sytuacjach, kiedy jest to konieczne. Umiejętność stawiania granic jest czymś niezwykle ważnym. Jeśli mamy z tym problem możemy mieć także kłopot z dobrą organizacją czasu. Jednak nic straconego – tego można się nauczyć! Następnym razem, kiedy niezapowiedziana koleżanka wpadnie do nas bez uprzedzenia i będzie wyglądało na to, że zamierza zostać przez kolejne kilka godzin – warto zacząć praktyczne ćwiczenia nowej umiejętności, którą chcemy posiąść

Nasz Stwórca przewidział dla każdej z nas życie, które będzie błogosławieństwem dla nas samych, jak i innych osób. Czasem jednak same wszystko komplikujemy przez nasz pośpiech i brak organizacji.
Możesz wykorzystać zawarte tutaj sugestie, możesz także poszukać swojej własnej drogi do właściwego gospodarowania czasem.
Planujmy każdy dzień tak, żeby Bóg był przez nasze życie uwielbiony.





Cud Codzienności

Subskrybuj: Komentarze do posta (Atom)